​Prozesse automatisieren = Innovation möglich machen.

Die digitale Transformation kann auch in Ihrem Unternehmen stattfinden.

Die Erledigung von Routineaufgaben nimmt im Alltag oftmals mehr Zeit in Anspruch, als Büroarbeitern und Unternehmern lieb ist – insbesondere, wenn diese Tätigkeiten manuell durchgeführt werden. Im Tagesgeschäft anfallende Pflichten wie das Eingeben von Daten, die Archivierung und Weiterleitung von Dokumenten oder der Versand von E-Mails sind zwar notwendig und dürfen nicht vernachlässigt werden, verursachen aber einen erheblichen Aufwand.


Die Folge: Für die Suche nach innovativen Ideen und die Weiterentwicklung des Unternehmens fehlt die benötigte Zeit. Routinemäßige Prozesse lassen sich jedoch beschleunigen, indem man sie automatisiert. Innovative Softwarelösungen sorgen dann dafür, dass viele zeitintensive Aufgaben automatisch erledigt werden. Von diesem Schritt können Unternehmen auf vielfache Weise profitieren.



Produktiver werden

Wenn Prozesse automatisch ablaufen, sparen Büroarbeiter wertvolle Zeit, die sie für die Bewältigung anderer Herausforderungen nutzen können. Sie haben dann beispielsweise die Möglichkeit, sich auf gewinnbringende Aufgaben zu konzentrieren und sich verstärkt der Kundenbetreuung zu widmen. Zudem bleibt mehr Raum für Kreativität und die Entwicklung neuer Ideen.

Mitarbeiter entlasten

Müssen sich Mitarbeiter um Routinearbeiten kümmern, bleibt nur wenig Zeit für die Erledigung wichtiger Kernaufgaben. Das führt nicht selten zu Zeitdruck, der wiederum Stress verursacht. Setzen Unternehmen auf automatisierte Prozesse, werden Mitarbeiter entlastet, sodass mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Außerdem müssen sie sich nicht mehr stundenlang mit routinemäßigen, monotonen Alltagspflichten beschäftigen. Stattdessen können sie sich spannenderen Aufgaben widmen. Das macht den Arbeitstag abwechslungsreicher, bringt deutlich mehr Spaß und trägt somit zur Mitarbeitermotivation bei.

Risiken senken

FLOWPEX bietet moderne Softwarelösungen an, mit deren Hilfe Sie genau festlegen können, wer welche Datei sehen darf und wem der Zugriff auf sensible Dokumente gewährt wird. So gelingt es, vertrauliche Informationen über Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner den Datenschutzrichtlinien entsprechend zu sichern. Treten Unregelmäßigkeiten auf oder unternimmt eine Person den Versuch, sich unerlaubt Zugang zu den Daten zu verschaffen, werden Sie sofort informiert.

Fehler vermeiden

Insbesondere bei der Verrichtung monotoner Aufgaben kann die Konzentration nach einiger Zeit nachlassen. Dann passieren oftmals Fehler wie das Ablegen von Dateien an falschen Orten oder die fehlerhafte Eingabe von Daten. Durch die Prozessautomatisierung kann die Fehlerquote gesenkt werden, da Mitarbeiter die Daten nicht mehr manuell bearbeiten müssen. Moderne Software ist zudem in der Lage, neue Daten schnell und sicher mit Stammdaten im System abzugleichen.

Erfolgreicher arbeiten

Durch automatisierte Prozesse kann schneller und fehlerfreier gearbeitet werden. Das sorgt für zufriedene Auftraggeber, die im Idealfall zu Stammkunden werden und Ihr Unternehmen weiterempfehlen. Darüber hinaus lassen sich Lohnkosten senken, da der Zeitaufwand für die Bearbeitung von anfallenden Aufgaben stark reduziert wird. Mitarbeiter können die gewonnene Zeit aber auch nutzen, um innovative, gewinnbringende Ideen zu entwickeln.

Vielfältige Möglichkeiten


Die Automatisierung von Prozessen ist in verschiedenen Unternehmensbereichen möglich. Insbesondere im Verwaltungs-, Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen lässt sich durch das automatisierte Erfassen, Archivieren, Indexieren und Versenden von Daten oder Dokumenten eine Menge Zeit sparen.


Unter anderem kann spezielle Software die Rechnungsverarbeitung beschleunigen, indem sowohl digital verschickte als auch in Papierform versendete Rechnungen automatisch erfasst, überprüft, an die richtige Person weitergeleitet und abgespeichert werden. Innovative Programme gleichen die Daten mit Bestell- und Lieferscheinen ab.


Des Weiteren ist es möglich, das Sortieren und Weiterleiten von eingehenden Briefen zu automatisieren oder Unterlagen in berührungslosen Prozessen digital zu archivieren, den gesetzlichen Richtlinien entsprechend aufzubewahren und zum vorgegebenen Termin zu löschen. Bei der Einstellung von Mitarbeitern werden die Personaldaten des neuen Kollegen in einem Personalinformationssystem vermerkt. Anschließend verschickt das System automatisch behördliche oder firmeninterne Formulare zum Ausfüllen an den betreffenden Mitarbeiter.

​Digitale Lösungen für effiziente Prozesse

Kopiersysteme und IT greifen immer stärker ineinander. Diese Entwicklung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse ganz einfach zu digitalisieren und somit effektiver zu gestalten. Unter anderem können Sie Rechnungen digital bezahlen und Verträge papierlos archivieren.


Dank unserer SmartOffice-Systeme wissen Sie zudem genau, wie viele Seiten in Ihrem Büro gedruckt werden und wann Verbrauchsmaterialien nachbestellt werden sollten. Auf Wunsch liefern wir Ihnen den Toner zu gegebener Zeit auch automatisch, ohne dass Sie eine Bestellung aufgeben müssen. Sind Sie neugierig geworden?


Gerne stellen wir Ihnen noch weitere digitale Lösungen vor, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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