Bei der Rechnungsverarbeitung Zeit und Geld sparen

Die digitale Transformation kann auch in Ihrem Unternehmen stattfinden.

Die Erstellung von Rechnungen ist eine äußerst wichtige, aber leider auch eine sehr zeitintensive Aufgabe. Letzteres gilt jedoch nur, wenn die Bearbeitung manuell erfolgt. Wer hingegen auf die digitale Rechnungsverarbeitung setzt, spart Zeit und Geld. Schließlich lässt sich der Prozess mit der richtigen Software deutlich beschleunigen.


Rechnungsbearbeitung automatisieren

FLOWPEX hält Rechnungsverarbeitungssoftware bereit, die es ermöglicht, Rechnungen digital zu erfassen, zu bearbeiten, zu archivieren und von den dafür zuständigen Personen freigeben oder kontrollieren zu lassen.


Ganz gleich, ob es sich um Papierdokumente oder digitale Dateien handelt, die Software erfasst alle eingehenden Rechnungen und vergleicht die darauf aufgeführten Informationen mit den dazugehörigen Bestellungen. Sie können zudem automatisch indexiert und archiviert werden. Um welches Dateiformat es sich dabei handelt, spielt keine Rolle.

Rechnungen umfassend prüfen

Um sicherzugehen, dass die Pflichtangaben korrekt sind, führt die Software eine umfassende Datenprüfung nach § 14 UStG durch. Gibt es Probleme, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung. Darüber hinaus wird jede Rechnung mit dem Verzeichnis Ihrer Lieferanten und den passenden Bestellungen abgeglichen. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass Rechnungen nicht fehlerhaft sind.


Werden Fehler ausgemacht oder entstehen Rückfragen, kann die betreffende Rechnung mit Kommentaren versehen und an Entscheidungsbefugte weitergeleitet werden. Dabei können Sie sicher sein, dass die Rechnung schnell beim verantwortlichen Genehmiger ankommt, um das Problem zügig zu klären.


Die zuständige Person kann das Dokument anschließend mit Anmerkungen oder Anweisungen versehen und an den Sachbearbeiter zurücksenden. Diese Informationen erfasst die Software ebenfalls.


Sind alle Fragen geklärt, wird die Rechnung bezahlt und automatisch abgelegt. Sämtliche Schritte des Prozesses werden übrigens protokolliert.

Sicherheit gewährleisten

Um Sicherheit zu gewährleisten, erfolgt die Übertragung von Rechnungen immer verschlüsselt. Mithilfe der Benutzerverwaltung kann zudem festgelegt werden, wer Zugriff auf die Rechnungen hat und wer nicht.


Letztlich trägt die Software entscheidend dazu bei, den Prozess der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und Durchlaufzeiten von Rechnungen erheblich zu verringern. So können Sie sicher sein, dass alle Beträge fristgerecht bezahlt werden. Auch die Fehlerquote lässt sich senken. Somit sparen Sie eine Menge Zeit, die für andere Projekte genutzt werden kann.

​Digitale Lösungen für effiziente Prozesse

Kopiersysteme und IT greifen immer stärker ineinander. Diese Entwicklung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse ganz einfach zu digitalisieren und somit effektiver zu gestalten. Unter anderem können Sie Rechnungen digital bezahlen und Verträge papierlos archivieren.


Dank unserer SmartOffice-Systeme wissen Sie zudem genau, wie viele Seiten in Ihrem Büro gedruckt werden und wann Verbrauchsmaterialien nachbestellt werden sollten. Auf Wunsch liefern wir Ihnen den Toner zu gegebener Zeit auch automatisch, ohne dass Sie eine Bestellung aufgeben müssen. Sind Sie neugierig geworden?


Gerne stellen wir Ihnen noch weitere digitale Lösungen vor, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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