Digitalisierung ist ​machbar.

Die digitale Transformation kann auch in Ihrem Unternehmen stattfinden.

​Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit wenigen Mausklicks jedes gewünschte Dokument in Sekundenschnelle aufrufen, bearbeiten, archivieren oder versenden – und zwar ohne von Papierbergen und komplizierter Technik ausgebremst zu werden.


Was für viele Büroarbeiter wie ein weit entferntes Zukunftsszenario klingt, ist schon heute möglich und wird bereits in zahlreichen Firmen umgesetzt. Denn: Die Digitalisierung schreitet in deutschen Büros zügig voran und sorgt für ein verändertes Arbeitsumfeld.


​Workflows effizient gestalten

Unternehmen verschiedenster Branchen haben die Chancen und Vorteile der digitalen Transformation längst erkannt. Schließlich lässt sich die Abwicklung von arbeitsteiligen Prozessen – auch Workflow genannt – durch den Einsatz innovativer Technologien deutlich effizienter gestalten. Komplexe Arbeitsvorgänge werden automatisiert und auf diese Weise sowohl vereinfacht als auch beschleunigt. Unternehmen sparen folgerichtig Geld, entlasten ihre Mitarbeiter und schonen die Umwelt.


Wer frühzeitig reagiert, verschafft sich gegenüber seinen Mitbewerbern einen nicht zu unterschätzenden Vorsprung. Zwar hat bereits jedes vierte Unternehmen schon mal Papierakten digitalisiert, doch die meisten Firmen wollen oder können (noch) nicht komplett auf Papier verzichten.


Individuelle Lösungen realisieren

​Aber aufgepasst: Profitieren können Sie nur, wenn Sie auf die richtigen Lösungen setzen. Andernfalls werden tägliche Routinearbeiten erschwert. Aktuelle Studien zeigen sogar, dass Büromitarbeiter wegen zu langsamer Technik vier Wochen Arbeitszeit pro Jahr verlieren.


Doch keine Sorge, die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist viel einfacher, als Sie denken. Unsere FLOWPEX-Fachberater stehen Ihnen bei diesem Vorhaben gerne mit Rat und Tat zur Seite. Wir können nämlich mithilfe einer tiefschürfenden Analyse herausfinden, welche Hard- und Softwarelösungen sich am besten für Ihren individuellen Bedarf eignen.

​Auf Papier verzichten und Prozesse automatisieren

​Essenzielle Bestandteile der digitalen Transformation sind der Verzicht auf Papier und die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. Wer Dokumente digitalisiert und Prozesse automatisiert, spart Zeit und Geld. Im papierlosen Büro entfällt schließlich das Ordnen und Abheften von Unterlagen sowie die nervenzehrende Suche nach Dokumenten in analogen Archiven. Mit zeitaufwendigen Ärgernissen wie Warteschlangen vor dem Kopierer oder Papierstau im Drucker müssen sich Mitarbeiter ebenfalls nicht mehr auseinandersetzen.


Stattdessen ist es im papierlosen Büro möglich, Daten per Knopfdruck zu erfassen, zu archivieren und weiterzuleiten. Dokumente sind schneller verfügbar und können direkt am PC-Bildschirm bearbeitet werden. Zudem werden Papier- und Tonerkosten drastisch reduziert.

​Motivation der Mitarbeiter steigern​

​Digitalisierte Prozesse können Mitarbeiter entlasten und Workflows beschleunigen. Auf diese Weise trägt die digitale Transformation in erheblichem Maße zur Produktivität und Motivation des Teams bei. Das gilt jedoch nur, wenn Hard- und Software einwandfrei funktionieren. Fehlerhafte oder besonders langsame Lösungen führen hingegen zu Frustration. Gleiches gilt für komplizierte Technik.


Einer Studie zufolge bringen Büroangestellte täglich 22 Minuten auf, um nach Dateien und Bildern auf einem Server zu suchen. Grund dafür ist in der Regel eine unübersichtliche Dokumentenablage. Zudem sind 40 Prozent der Mitarbeiter der Ansicht, dass das Teilen von Informationen durch die im Büro genutzte Technologie erschwert wird.


Wer jedoch auf die richtige Technik setzt, sorgt dafür, dass Arbeitsvorgänge problemlos durchgeführt und Aufgaben schnell abgehakt werden können. Derart effektive Prozesse führen zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und machen das Unternehmen für potenzielle Nachwuchskräfte attraktiv.


Darüber hinaus können Wissensarbeiter (Knowledge Worker) infolge der digitalen Transformation ihre Arbeit problemlos orts- und zeitunabhängig erledigen, da ein geräteunabhängiger Zugriff auf relevante Daten jederzeit möglich ist. Somit erhalten sie mehr Freiraum, können produktiver arbeiten und werden zusätzlich motiviert.

​Dokumente sicher und rechtskonform digitalisieren

​Bei der Realisierung der digitalen Transformation stellt sich stets die Frage, wie die Sicherheit der gespeicherten Dokumente gewährleistet werden kann. Schließlich müssen Compliance-Anforderungen erfüllt werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.


Damit Ihr Unternehmen in höchstem Maße von der Digitalisierung profitiert, sollten Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben einhalten, sondern darüber hinaus weitere Maßnahmen zur Dokumentensicherung ergreifen. Richtig angepackt, führt die Umsetzung zu einer deutlichen Leistungssteigerung Ihres Unternehmens. Außerdem können Sie die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen oder vielleicht sogar übertreffen. Das schafft Vertrauen und begeistert Ihre Auftraggeber.


Um Unterlagen vor dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Sie können sich beispielsweise für eine leistungsstarke Verschlüsselung, Passwörter, eine Rechteverwaltung sowie für digitale Signaturen entscheiden.


Zudem ist es möglich, Dokumente zu klassifizieren: Mithilfe innovativer Softwarelösungen können Sie bestimmen, wer welche Datei sehen darf und wer Zugriff auf sensible Dokumente hat. So gelingt es Ihnen auch, vertrauliche Informationen über Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner den Datenschutzrichtlinien entsprechend zu sichern.
Gleichzeitig müssen gesetzliche Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten werden. Verschiedene Softwareprogramme bieten die Möglichkeit, genau festzulegen, wann welches Dokument gelöscht wird und welche Daten unbegrenzt gespeichert werden sollen.

​Digitale Lösungen für effiziente Prozesse

Kopiersysteme und IT greifen immer stärker ineinander. Diese Entwicklung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse ganz einfach zu digitalisieren und somit effektiver zu gestalten. Unter anderem können Sie Rechnungen digital bezahlen und Verträge papierlos archivieren.


Dank unserer SmartOffice-Systeme wissen Sie zudem genau, wie viele Seiten in Ihrem Büro gedruckt werden und wann Verbrauchsmaterialien nachbestellt werden sollten. Auf Wunsch liefern wir Ihnen den Toner zu gegebener Zeit auch automatisch, ohne dass Sie eine Bestellung aufgeben müssen. Sind Sie neugierig geworden?


Gerne stellen wir Ihnen noch weitere digitale Lösungen vor, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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