Flowpex-Partnerschaft: Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für effiziente, sichere und transparente Prozesse – damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Ihre Prozesse.
Unsere Lösung.
Eine Partnerschaft.

Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für effiziente, sichere und transparente Prozesse – damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wir machen Digitalisierung planbar, sicher und effizient – für den Mittelstand in Dortmund, Köln, Neuss und ganz NRW. Individuell und persönlich.

Die 4 Bremsen im mittelständischen Alltag

Steigende Kosten und Ineffizienz
Manuelle Prozesse, versteckte Kosten und Produktivitätsverluste binden wertvolle Ressourcen.
Fehlende Transparenz und Kontrolle
Dokumente sind nicht auffindbar, Prozesse nicht nachvollziehbar – Entscheidungen basieren auf Intuition.
Compliance- und Sicherheitsrisiken
DSGVO, GoBD und steigende Anforderungen werden zur ständigen rechtlichen Unsicherheit.
Fachkräftemangel und Frustration
Wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter geht für Verwaltung statt für wertschöpfende Aufgaben drauf.

Ein ganzheitlicher Ansatz für Ihre digitale Souveränität

Wir denken weiter als Hardware-Lieferant.
FLOWPEX vereint zuverlässige Technik, intelligente Software und proaktiven Service zu einem perfekt aufeinander abgestimmten Ökosystem.
Dieser Ansatz schafft Transparenz, entlastet Teams und gibt die volle Kontrolle über Prozesse und Kosten zurück

Flowpex-Ökosystem: Zuverlässige Hardware, intelligente Software und proaktiver Service für Transparenz, entlastete Teams und volle Kontrolle über Prozesse und Kosten.

Ihr Weg zu messbaren Ergebnissen

Kosten senken und planbar machen
Reduktion der Gesamtbetriebskosten (TCO) durch Effizienzsteigerung und transparente Abrechnungsmodelle
Compliance und Sicherheit garantieren
Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben (GoBD, DSGVO) durch auditfähige Prozesse und Zugriffskontrolle
Produktivität steigern
Befreiung der Teams von manuellen, repetitiven Aufgaben – mehr Zeit für Kernaufgaben
Transparenz schaffen
Volle Dokumentenkontrolle und nachvollziehbare Prozesse für bessere, schnellere Entscheidungen
Zukunftssicher skalieren
Eine flexible Lösung, die mit dem Unternehmen wächst und sich neuen Anforderungen anpasst
Flowpex-Ergebnisübersicht: Die fünf Kernziele – Kosten senken, Transparenz schaffen, Compliance sichern, Zukunftssicher skalieren, Produktivität steigern.

Vom ersten Gespräch
zum nachhaltigen Erfolg

Analyse – Wir verstehen die Prozesse und KPIs
Strategie – Wir entwickeln einen maßgeschneiderten Fahrplan
Umsetzung – Wir integrieren Hardware, Software und Service nahtlos
Schulung – Wir schulen Mitarbeitende, für den täglichen Einsatz
Optimierung – Wir sorgen durch kontinuierliches Monitoring für langfristigen Erfolg
Flowpex-Prozessablauf: Vom ersten Gespräch zum nachhaltigen Erfolg – Analyse, Strategie, Umsetzung, Schulung, Optimierung.
Weiße Fläche mit einem dezenten, gepunkteten Wellenmuster, das sich unten in der Mitte konzentriert und als Digitalisierungselement dient.
Flowpex-Fahrplan: Kosten senken, Transparenz schaffen, Compliance & Sicherheit garantieren, Zukunftssicher skalieren, Produktivität steigern.

Ihr Fahrplan zum Erfolg

Kosten senken & planbar machen
Transparente Abrechnung, niedrigere TCO
Transparenz schaffen
Volle Dokumentenkontrolle für schnelle Entscheidungen
Compliance & Sicherheit garantieren
GoBD- und DSGVO-konforme Prozesse
Zukunftssicher skalieren
Flexible Lösungen, die mit Ihnen wachsen
Produktivität steigern
Teams entlasten von repetitiven Aufgaben

Schauen Sie sich unser Imagevideo an und lassen Sie sich von unserem Geschäftsführer und Inhaber Denis Beca inspirieren!

Häufige Fragen zu Digitalisierung, DMS und E-Rechnung (FAQ)

Die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen wirft oft viele Fragen auf.
Hier finden Sie Antworten auf die Themen, die Unternehmen im Mittelstand besonders häufig beschäftigen:
von DMS und E-Rechnung bis zu Ablauf und Kosten.

Was macht FLOWPEX eigentlich?

FLOWPEX ist ein Digitalisierungs- und Bürotechnik-Partner für den Mittelstand mit Niederlassungen in Dortmund, Köln (Frechen) und Neuss. Das Unternehmen verbindet Beratung, Software und Hardware: von Dokumentenmanagement (FLOWPEX DMS), Prozessautomatisierung und Rechnungsverarbeitung über Druck- und Scanlösungen bis zu Kopierern, Multifunktionssystemen und weiterer Bürotechnik. Ziel ist es, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren, Dokumente jederzeit auffindbar zu machen und nachvollziehbare Abläufe zu schaffen. FLOWPEX arbeitet herstellerunabhängig und persönlich.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine zentrale Software, die Dokumente digital speichert, ordnet, durchsuchbar macht und ihren Weg durch das Unternehmen steuert. Anders als eine einfache Ordner- oder Cloud-Ablage ersetzt es Papierakten durch eine strukturierte Plattform: Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Personalunterlagen sind schnell auffindbar, Zugriffsrechte lassen sich steuern und Änderungen nachvollziehen. Damit unterstützt ein DMS Unternehmen bei der Umsetzung von GoBD- und DSGVO-Anforderungen. Mit FLOWPEX DMS richtet FLOWPEX das System passend zu Ihren Abläufen ein, mehr dazu unter Papierloses Büro.

Nahezu jeder dokumentenbasierte Geschäftsprozess lässt sich digitalisieren, besonders lohnend sind Abläufe, die sich häufig wiederholen. Typische Beispiele sind Rechnungseingang und Rechnungsfreigabe, Vertragsmanagement, Personal- und Kundenakten, der digitale Posteingang sowie Freigabe- und Genehmigungsprozesse, etwa bei Bestellungen. FLOWPEX analysiert zunächst Ihre bestehenden Abläufe und zeigt, wo Digitalisierung den größten Nutzen bringt: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Transparenz. Mehr dazu unter Digitale Prozessautomatisierung, für die Buchhaltung und den Vertrieb.

Empfangen müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (maßgeblich ist der Umsatz 2026), alle übrigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt dabei nicht als E-Rechnung. FLOWPEX unterstützt Sie bei der digitalen Rechnungsverarbeitung: Rechnungen erfassen, prüfen, freigeben und gesetzeskonform archivieren, bei Bedarf mit FLOWPEX DMS. Stand: November 2026. Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Die Kosten eines Digitalisierungsprojekts hängen vom Umfang ab, deshalb erstellt FLOWPEX ein individuelles Angebot nach einer ersten Analyse. Je nach Lösung setzen sie sich aus diesen Bausteinen zusammen:

  • Software-Lizenzen oder Abonnement,
  • Einrichtung und Anbindung an bestehende Systeme,
  • Hardware wie Scanner oder Multifunktionssysteme,
  • Schulung der Mitarbeitenden,
  • laufender Service und Support.

Entscheidend sind die Zahl der Prozesse und Nutzer, die vorhandene IT und der gewünschte Leistungsumfang. Ziel sind wirtschaftlich sinnvolle Lösungen mit planbaren Kosten und transparenter Abrechnung. Jetzt Beratungstermin vereinbaren.

Ein Digitalisierungsprojekt bei FLOWPEX läuft in fünf Schritten ab:

  1. Analyse: Wir erfassen Ihre Prozesse, Engpässe und Kennzahlen.
  2. Strategie: Wir entwickeln einen maßgeschneiderten Fahrplan.
  3. Umsetzung: Wir integrieren Hardware, Software und Service.
  4. Schulung: Wir schulen Ihre Mitarbeitenden für den täglichen Einsatz.
  5. Optimierung: Wir sorgen mit kontinuierlichem Monitoring für langfristigen Erfolg.

Den Zeitrahmen legen wir gemeinsam im Fahrplan fest, er hängt vom Umfang und der Zahl der Prozesse ab. Der Einstieg ist ein Beratungsgespräch.

FLOWPEX betreut kleine und mittelständische Unternehmen in Nordrhein-Westfalen von den Niederlassungen Dortmund, Köln (Frechen) und Neuss aus, unter anderem in Dortmund, Köln, Düsseldorf und im Ruhrgebiet. Der Ansatz: Technik, Software und Service aus einer Hand, herstellerunabhängig, persönlich und auf Ihre Anforderungen abgestimmt. Dafür arbeitet FLOWPEX mit Partnern wie Canon, MyQ, IPA-Suite, Lexmark, Francotyp-Postalia und Microsoft zusammen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen die Erfolgsgeschichten.

Bringen Sie Ihre Prozesse in den Flow.

Wir zeigen Ihnen, wo die größten Digitalisierungspotenziale in Ihrem Unternehmen liegen.

Unsere Partner

Erfolgreiche Ideen brauchen Zusammenarbeit. Wir haben uns ein wertvolles Netzwerk an starken Partnern aufgebaut.

Rotes Canon-Logo auf weißem Hintergrund.
Das myQ-Logo zeigt das Wort „my“ in Schwarz und „Q“ in Rot auf weißem Hintergrund – ein Verweis auf die Digitalisierung.
Ein grüner Origami-Vogel aus Papier über dem schwarzen Schriftzug „IPA-Suite“ auf weißem Hintergrund – Symbol für Digitalisierung.
Blaues Logo mit weißen Linien über dem schwarzen Schriftzug „Konica Minolta“ auf weißem Hintergrund.
Lexmark-Logo mit einem grünen geometrischen Symbol links und einem schwarzen „Lexmark“-Schriftzug rechts auf weißem Hintergrund.
Rotes FP-Logo mit rotem Punkt und dem Schriftzug „German Mailengineering Digitalisierung“ auf hellem Hintergrund.
Blaues Dell-Logo mit dem Schriftzug „DELL“ in einem blauen Kreis auf weißem Hintergrund.
Vierfarbiges Microsoft-Logo mit Quadraten auf der linken Seite und dem grauen Schriftzug „Microsoft“ rechts daneben.