Digitalisierung mit FLOWPEX

Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit wenigen Mausklicks jedes gewünschte Dokument in Sekundenschnelle aufrufen, bearbeiten, archivieren oder versenden – und zwar ohne von Papierbergen und komplizierter Technik ausgebremst zu werden.

Was für viele Angestellte wie ein weit entferntes Zukunftsszenario klingt, ist bereits möglich und wird in zahlreichen Firmen umgesetzt. Denn: Die Digitalisierung schreitet in deutschen Büros zügig voran und sorgt für ein verändertes Arbeitsumfeld.

Profitieren können Sie nur, wenn Sie auf die richtigen Lösungen setzen.

Unternehmen verschiedenster Branchen haben die Chancen und Vorteile der digitalen Transformation längst erkannt. Schließlich lässt sich die Abwicklung von Workflows durch den Einsatz innovativer Technologien deutlich effizienter gestalten. Komplexe Arbeitsvorgänge werden automatisiert und auf diese Weise sowohl vereinfacht als auch beschleunigt. Unternehmen sparen folgerichtig Geld, entlasten ihre Mitarbeiter und schonen die Umwelt.

Wer frühzeitig reagiert, verschafft sich einen Vorsprung. Zwar hat bereits jedes vierte Unternehmen schon mal Papierakten digitalisiert, doch die meisten Firmen wollen oder können nicht komplett auf Papier verzichten.

​Aber aufgepasst: Profitieren können Sie nur, wenn Sie auf die richtigen Lösungen setzen. Andernfalls werden tägliche Routinearbeiten erschwert. Aktuelle Studien zeigen sogar, dass Mitarbeiter wegen zu langsamer Technik vier Wochen Arbeitszeit pro Jahr verlieren. Doch keine Sorge, die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist viel einfacher, als Sie denken.

Unsere FLOWPEX-Fachberater stehen Ihnen bei diesem Vorhaben gerne mit Rat und Tat zur Seite. Wir können mithilfe einer umfangreichen Analyse herausfinden, welche Hard- und Softwarelösungen sich am besten für Ihren individuellen Bedarf eignen.

Digitale Transformation? Hier geht es lang!

Papierlos

Auf Papier verzichten

Essenzielle Bestandteile der digitalen Transformation sind der Verzicht auf Papier und die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. Wer Dokumente digitalisiert und Prozesse automatisiert, spart Zeit und Geld.

Im papierlosen Büro entfällt das Ordnen und Abheften von Unterlagen sowie die nervenzehrende Suche nach Dokumenten in analogen Archiven. Auch mit Warteschlangen vor dem Kopierer müssen sich Mitarbeiter nicht mehr auseinandersetzen.

Motivation

Motivation der Mitarbeiter steigern​

Die digitale Transformation trägt in erheblichem Maße zur Produktivität und Motivation Ihren Mitarbeiter bei. Das gilt jedoch nur, wenn Hard- und Software einwandfrei funktionieren. Fehlerhafte oder besonders langsame Lösungen führen hingegen zu Frustration. Gleiches gilt für komplizierte Technik.

Die richtige Technik sorgt dafür, dass Arbeitsvorgänge problemlos durchgeführt und Aufgaben schnell abgehakt werden können. Derart effektive Prozesse führen zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter.

Dokumente digitalisieren

Sicher und rechtskonform

​Bei der Realisierung der digitalen Transformation stellt sich stets die Frage, wie die Sicherheit der gespeicherten Dokumente gewährleistet werden kann.

Sie können sich beispielsweise für eine leistungsstarke Verschlüsselung, Passwörter, eine Rechteverwaltung sowie für digitale Signaturen entscheiden.

Gleichzeitig müssen gesetzliche Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten werden. Verschiedene Softwareprogramme bieten die Möglichkeit, genau festzulegen, wann welches Dokument gelöscht wird und welche Daten unbegrenzt gespeichert werden sollen.

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