​Papierlos in die Zukunft

​Papierverbrauch senken, Erfolg steigern.

​Wer täglich im Büro arbeitet weiß genau, wie nervenaufreibend die Suche nach einem bestimmten Papierdokument sein kann. Immerhin kostet das Durchforsten von Ordnern, Akten und unsortierten Papierbergen sehr viel Zeit – Zeit, die man für die Bewältigung anderer Aufgaben dringend benötigen würde. Dabei geht es auch einfacher: Dank innovativer Softwarelösungen lassen sich Unterlagen aller Art ganz einfach digitalisieren. Die Dokumente werden dann digital archiviert und bei Bedarf auf Knopfdruck aufgerufen.


​Eine Umstellung auf das papierarme oder -lose Büro führt aber nicht nur zu einer Zeit-, sondern auch zu einer Kosten- und Platzersparnis. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb für den Verzicht auf Papier und tun damit den ersten Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation.

​Zeit sparen

​Ein großer Vorteil liegt in der eingangs erwähnten Zeitersparnis, die mit der Digitalisierung einhergeht. Schließlich wird die Suche nach Dokumenten mithilfe der passenden Software stark beschleunigt. Digital archivierte Unterlagen sind schneller verfügbar und lassen sich zügig am PC-Bildschirm bearbeiten. Darüber hinaus ist es nicht mehr notwendig, Papierdokumente zu ordnen, abzuheften oder zu verstauen.


Besonders erfreulich: Mit Warteschlangen vor dem Kopierer oder Papierstau im Drucker müssen sich Mitarbeiter nicht mehr auseinandersetzen​.

​​Kosten senken

​Von Rechnungen über Verträge, Lieferscheine und Personalakten bis hin zu handgeschriebenen Notizen: Täglich muss eine Vielzahl von Dokumenten ausgedruckt, kopiert, bearbeitet oder einfach nur gelesen werden – und zwar in sämtlichen Abteilungen eines Unternehmens. Daher stellen die Ausgaben für Papier und Druckmaterialien in vielen Firmen einen nennenswerten Kostenfaktor dar.


Wer sich aber von papierbasierten Prozessen verabschiedet, kann die Ausgaben für Papier, Toner und Büromaschinenupgrades drastisch reduzieren. Werden Dokumente zudem auf digitalem Weg verschickt, sinken auch die Portokosten.


Richtig teuer wird es, wenn ein Dokument abhandenkommt oder aus Versehen im Aktenschredder landet. Die Suche nach verschwundenen und falsch abgelegten Unterlagen kostet schließlich Zeit und Manpower. Zudem ist die Wiederbeschaffung verloren gegangener Dokumente oft mit hohen Kosten verbunden. Digitale Dateien lassen sich hingegen schnell wiederherstellen.


​Da analoge Archive im papierlosen Büro nicht mehr benötigt werden, kann man übrigens auf die Anschaffung teurer Möbelstücke für die Lagerung der Unterlagen verzichten. Das spart Geld und Platz.

​Dokumente sichern

​​Papierdokumente, die durch Brände, Wasserschäden, Vandalismus oder eingestürzte Gebäude zerstört werden, können nicht oder nur schwerlich wiederhergestellt werden. Dank Sicherungskopien und Recovery-Tools gestaltet sich die Rettung digitaler Dateien im Notfall einfacher.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Unterlagen durch Verschlüsselungen, Passwörter, Rechteverwaltungen und digitale Signaturen vor dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

​Prozesse beschleunigen

Durch den Verzicht auf Papier wird nicht nur bei der Suche, sondern auch bei der Bearbeitung von Dokumenten Zeit gespart. Musste man Unterlagen früher zunächst ausdrucken und durch das Gebäude tragen, um sie vom Kollegen kontrollieren oder vom Vorgesetzten unterschreiben zu lassen, genügt heute ein Knopfdruck. Dokumente werden auf digitalem Weg von A nach B geschickt und erreichen in Sekundenschnelle ohne Umwege die richtige Person. 


Auf diese Weise lassen sich Prozesse automatisieren, verschlanken, vereinfachen und beschleunigen. Außerdem steht innovative Software zur Verfügung, die viele hilfreiche Funktionen zur leichteren Dokumentenbearbeitung bietet.

Die Umwelt schonen

​Nicht nur der Geldbeutel freut sich über jedes eingesparte Blatt Papier, sondern auch die Umwelt. Wer den Papierverbrauch senkt, trägt schließlich zur Schonung natürlicher Ressourcen bei. Das kommt am Ende auch unserer Erde zugute.

​Digitale Lösungen für effiziente Prozesse

Kopiersysteme und IT greifen immer stärker ineinander. Diese Entwicklung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse ganz einfach zu digitalisieren und somit effektiver zu gestalten. Unter anderem können Sie Rechnungen digital bezahlen und Verträge papierlos archivieren.


Dank unserer SmartOffice-Systeme wissen Sie zudem genau, wie viele Seiten in Ihrem Büro gedruckt werden und wann Verbrauchsmaterialien nachbestellt werden sollten. Auf Wunsch liefern wir Ihnen den Toner zu gegebener Zeit auch automatisch, ohne dass Sie eine Bestellung aufgeben müssen. Sind Sie neugierig geworden?


Gerne stellen wir Ihnen noch weitere digitale Lösungen vor, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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