Elektronisches Urkundenarchiv – Anforderungen an Scanner

Im Rahmen des Aufbaus des Elektronischen Urkundenarchivs befasst sich die Bundes- notarkammer mit den technischen Rahmenbedingungen des Scannens zur Aufnahme von Urkunden in die ab 1. Januar 2022 nach dem dann geltenden § 55 Absatz 2 BeurkG zu führende elektronische Urkundensammlung. Notarinnen und Notare sollen bei der Ein- haltung der in § 56 Absatz 1 Satz 1 BeurkG k.F. geregelten Amtspflicht dabei unterstützt werden, durch geeignete Vorkehrungen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorhandenen Schriftstücken inhalt- lich und bildlich übereinstimmen.

Grundsätze der elektronischen Verwahrung

Nach einem Gesetzentwurf der Bundesregierung wird die Bundesnotarkammer ein Elektronisches Urkundenarchiv einrichten, das die sichere Aufbewahrung der notariellen Urkunden für 100 Jahre ermöglicht.

  • Der Gesetzentwurf enthält umfangreiche Änderungen der Bundesnotarordnung und des Beurkundungsgesetzes. Die Bundesnotarkammer wird durch die Neuregelungen nicht selbst zur Verwahrstelle von Urkunden, sondern stellt lediglich die Infrastruktur für die Verwahrung zur Verfügung.
  • Jeder Notar wird in Zukunft jede ab einem Stichtag errichtete Urkunde digitalisieren und in „seiner“ elektronischen Urkundensammlung, die im Elektronischen Urkundenarchiv bei der Bundesnotarkammer geführt wird und individuell verschlüsselt ist, verwahren. Darüber hinaus können die Notare wahlweise die alten Urkunden nachdigitalisieren.

Voraussichtliche Anforderungen an Scan-Hardware

  • Verarbeitung von Dokumenten bis zum Format DIN A3 in Mindestauflösung 300 dpi (besser 600 dpi)
  • Kein Einsatz von Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen, wie etwa „Pattern Matching & Substitution“ oder „Soft Pattern Matching“; Möglichkeit zur Deaktivierung bildverändernder Algorithmen
  • Verschlüsselung der internen Datenträger
  • Nicht rekonstruierbares Löschen von Daten auf den internen Datenträgern
  • Möglichkeit der Abschaltung von nicht autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk (insbesondere Service-Funktionen)
  • Protokollierung von Systemfehlern und Konfigurationsänderungen
  • Absicherung des Zugriffs durch Benutzer- authentifizierung (z. B. PIN)
  • Kein FireWire-Anschluss

  • Endprodukt des Scanvorgangs ist ein ISO- Norm-konformes PDF/A-Dokument
  • Automatischer Papiereinzug (mindestens 50 Blatt)

  • Doppelblatteinzugserkennung
  • Ablage des Ergebnisses auf externer Ablage (Scan-to-File-Funktionalität)
  • Verschlüsselte Übertragung des Scanergebnisses (Transportverschlüsselung, z. B. SSL)

Idealerweise verfügt das Gerät über einen Schutz vor manipulativer Veränderung der Firmware

Selbstverständlich muss ein Betriebshandbuch vorhanden sein.

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